Directives brèves pour la réception et le suivi d’une préoccupation de protection
Réception de la préoccupation
- Confidentialité
Assurez-vous que les conditions de réception de cette préoccupation soient privées et confidentielles et ne puissent être entendues par des tiers.
Nous respecterons vos souhaits de confidentialité dans toute la mesure du possible. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir une confidentialité absolue s’il existe un risque immédiat de dommage grave, un risque concernant un mineur ou une personne vulnérable, ou lorsque la loi impose une transmission d’informations aux autorités compétentes.
- Besoins immédiats
Vérifiez s’il existe une urgence ou une réponse immédiate nécessaire pour assurer la sécurité, et si oui, déterminez laquelle.
- Explorer la préoccupation
Avec un second membre de l’équipe de Réponse Protection, demandez des précisions sur la préoccupation. Essayez d’établir des détails tels que :
– Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? Où ?
– Tentez d’établir les faits essentiels de ce qui s’est passé.
– Essayez de comprendre l’impact sur la ou les personnes concernées.
À ce stade, n’offrez ni conseils ni commentaires, n’essayez pas d’expliquer ou de résoudre. Votre rôle est uniquement de recevoir et comprendre la préoccupation le plus fidèlement possible. Avec leur permission, enregistrez l’entretien pour une transcription, ou prenez des notes détaillées.
- Vérifier votre compréhension
Répétez ce que vous avez compris afin de confirmer l’exactitude de votre compréhension. Corrigez vos notes si nécessaire. Encore une fois, n’offrez ni conseils, ni commentaires, ni solutions à ce stade.
- Vérifier leur demande
Il est très important et utile de vérifier ce que la personne estime avoir besoin ou souhaite obtenir en signalant cette préoccupation.
- Vérifier les actions déjà entreprises
Ont-ils déjà partagé cette préoccupation avec des amis, mentors, enseignants, etc. ? A-t-on déjà tenté de répondre à cette préoccupation par un dialogue direct ou par des pratiques du Village des Pruniers? (Cette question est posée uniquement à titre informatif et non pour juger ce qu’ils auraient dû faire ou non).
- Vérifier leurs besoins en matière de confidentialité
Pour examiner cette préoccupation, il sera nécessaire de partager certaines informations avec d’autres membres de l’équipe de protection. Vous pourrez aussi vouloir interroger d’autres personnes afin d’en savoir plus. Demandez si cela leur convient et s’ils ont des souhaits particuliers concernant les personnes informées ou non.
- Convenir d’un calendrier de suivi
Expliquez que vous allez examiner cette préoccupation. Convenir ensemble d’un calendrier réaliste pour le prochain contact. Assurez-vous de disposer de leurs coordonnées.
- Vérifier l’exhaustivité
Y a-t-il d’autres questions ou demandes ? Des informations supplémentaires à ajouter ? Vérifiez également s’ils ont besoin d’un soutien immédiat.
- Remercier pour le signalement
Confirmez que vous reprendrez contact comme convenu. Expliquez comment ils peuvent vous joindre en cas de besoin.
11. Établir un compte rendu :
Rédiger un compte rendu. Dès que possible, à l’aide du formulaire Safeguarding, rédigez vos notes et conservez-les dans le système sécurisé prévu à cet effet, avec un accès strictement limité au nombre minimal de personnes autorisées, selon le principe du besoin d’en connaître.
Évitez toute diffusion de notes détaillées par email non sécurisé. Si un email est utilisé pour alerter des membres concernés, il ne doit contenir qu’une information très générale, sans détails sensibles. Tout document nécessaire doit être partagé via le système sécurisé (ou, à titre exceptionnel et si cela est inévitable, par un moyen chiffré), puis supprimé dès qu’il n’est plus nécessaire.
Suivi d’une préoccupation signalée
Les mesures de suivi d’une préoccupation signalée dépendront des détails rapportés. L’élément le plus important est que, avec le soutien d’un second corps de votre équipe de protection, vous parveniez à une vision partagée des actions à entreprendre. Celles-ci incluront probablement :
1. Enquêter
Parlez en toute confidentialité avec les personnes pouvant fournir des faits pertinents. Soulignez la confidentialité et que votre objectif est simplement de comprendre la situation.
Si une personne est accusée d’un préjudice grave :
– Abordez toute conversation avec un second corps présent.
– Soyez clair que votre objectif est d’établir les faits et d’écouter également leur version.
– Soutenez leurs besoins de confidentialité et de soutien. La personne accusée peut souhaiter avoir son propre second corps afin de garantir l’équité du processus.
– Insistez sur la confidentialité à chaque étape et, si possible, expliquez le calendrier de l’enquête.
– Consultez, le cas échéant, les équipes de réponse des autres hameaux.
À chaque étape, prenez des notes et vérifiez que votre compréhension reflète fidèlement leur expérience et perception.
2. Résumer
Analysez les informations recueillies pour déterminer si les faits sont clairs ou si des données supplémentaires sont nécessaires. Résumez votre compréhension de la situation.
3. Évaluer
En vous basant sur ce résumé, examinez avec votre équipe – et éventuellement avec l’aide d’aînés ou de conseillers (1)– ce qui s’est passé. Déterminez si des préceptes ou directives de conduite ont été enfreints, ou si un problème d’organisation ou de communication au sein du sangha a été identifié.
4. Recommander
Sur la base de votre évaluation, formulez des recommandations visant à :
– Résoudre la préoccupation actuelle.
– Améliorer les pratiques futures.
5. Communiquer
Identifiez avec qui vous devez communiquer : la personne ayant signalé la préoccupation, la personne accusée le cas échéant, les mentors et enseignants concernés, le bureau du hameau. Si l’affaire est grave, informez le Conseil des Bhikshu/Bhikshuni, l’équipe organisatrice, ou dans certains cas la police, ou, lorsque le droit local applicable l’exige, ou lorsqu’un signalement est nécessaire et proportionné pour prévenir un risque imminent et grave, auprès des autorités compétentes (notamment : police/gendarmerie, procureur de la République et/ou autorités de protection de l’enfance). Dans tous les cas, des règles de confidentialité appropriées doivent être respectées.
6. Enregistrer
Lorsque le processus aboutit à une conclusion, vérifiez que tous les éléments essentiels sont consignés clairement : ce qui a été signalé, comment la préoccupation a été examinée, et quelles conclusions et communications ont été établies. Ces données doivent être stockées de manière confidentielle (2) pour répondre à de futures questions éventuelles. Lors du partage annuel avec le conseil inter-hameaux de protection, ces informations doivent être anonymisées.
7. Révision
Ce protocole doit être examiné et mis à jour selon les besoins, et au minimum une fois par an, en même temps que la politique.
8.Note pour publication
Le droit français n’impose pas une obligation générale de signaler toute infraction ; les obligations de signalement existent uniquement dans des situations spécifiques et doivent être appréciées au cas par cas.
(1)Toutes les personnes concernées doivent être conscientes des limites de confidentialité entourant la préoccupation soulevée et les respecter.
(2)Dans un système de tenue des dossiers approprié (voir la Politique de protection de l’IHS)